01-19

职能部门价值提升有效方式——教练式共同工作模式

发布者:浏览次数:

=导 语=

将专案从由责任部门单独编制,其他部门提意见,变成专案责任部门和参与部门共同编制,把评价者转变为参与者,把责任部门从单纯做事转变为推动变革。

一直以来,企业的职能部门都扮演着辅助和支持者的角色,在职能发挥上受制于各种因素的影响,无法发挥战略性的价值。

大多数企业要么过度关注近期利益,要么过度关注短期盈利,对直接产生利润的营销、生产、采购等部门关注较多,而对间接产生利润的人资、财务、战略等部门关注甚少。这就造成了职能部门在职能发挥上处于被动状态,满足于应对公司的要求,而无法从自身功能本身的发挥上找到突破口,无法真正站到企业战略层面,给企业提供战略性的价值。

为此,职能部门需要进行自我突破,把自身的职能与企业的战略更加紧密地结合,强化自身的领导力,在企业转型升级中发挥主导者的角色。

那么,作为企业职能部门的人员,如何找到自己的提升蜕变之路呢?

笔者认为,教练式模式的引进和实施是最佳的契机。

=什么是教练式共同工作模式=

教练式共同工作模式不但适合推动企业变革,对于企业内部以项目制推动重大专项方案形成和执行同样具有可行性。该模式包括两大阶段,六大环节。

►两大阶段,即专项方案的形成阶段和实施推进阶段,笔者称之为共识报告形成阶段和共识报告辅导实施阶段。

►六大环节,包括:(1)以终为始;(2)问题清单;(3)作业准备;(4)专家会议;(5)共识报告;(6)行动转化。

➜以终为始

所谓以终为始,即项目负责人(项目组)要提前思考该方案的整体框架结构以及关节、细节,作为项目推动人(项目组)的预案,以便在项目推进时掌握主动,在关键时刻提醒大家正确的方向。

也就是说,在该方案开始制定之前,负责人(项目组)已经对整个方案的关键环节做了充分思考,并掌握关键细节,但并不是抛给方案制定的参与者,而是作为制定下一环节(问题清单)具体内容的高质量输出。

➜问题清单

当负责人(项目组)做到了以终为始,心中形成了整体假设,就开始着手提问题了。

所谓问题清单,实际上就是负责人(项目组)为方案的参与者提供的思考方向,这时候考验负责人(项目组)的是能否提出高质量的问题。问题提对了,解决方案就完成了一半。而能否提对问题,问题的质量是否高,取决于负责人(项目组)前期的准备。

要想做好以教练式的方式推动大家参与进来,并提供高质量的观点和方案,负责人(项目组)就要做大量的准备,包括整体方案的提前预设,支持方案的资料研究,各参与者可能的意见等等。

➜作业准备

当负责人(项目组)提出问题清单,各参与者就要开始走上探索之路了,而初始的探索从回答问题清单开始。

为了保证后续的会议高效,需要各参与者提前把自己的思考、分析和结论以作业的形式正式提交。

这样做的好处是能激发参与者的责任感,确保参与者认真对待。同时也会给负责人(项目组)准备会议议题提供高质量的素材。准备做充分了,会议的效果自然能得到保障。

➜专家会议

负责人(项目组)作为会议主持人,各参与者作为参会人,双方都做好了充分的准备,就开始召开高效会议了。

这里,高效会议指专家会议。所谓专家会议,是指各参与者无论何种级别,无论代表哪个部门,最终都要站在“企业法人”的立场,也就是说大家放下身份、放下级别、放下成见,全部以“专家”相称,目的是营造一种无等级的会议氛围,让大家开诚布公,畅所欲言,把自己的观点表达透彻。

另外,由于各参与者都提前准备了作业,对于会议议题都提前提供了观点,因此,在专家会议上,可以通过思维导图的形式进行展示,把每个人的观点原汁原味地呈现给大家,这也进一步营造了开放的氛围,强化了大家的参与感。

会议要鼓励大家进行建设性的争论,但凡有利于方案形成的观点都值得提倡,最终大家发现共识,查找争议,挂起共识,探索争议,使得方案的细节得到充分的论证,把共识的内容形成最终方案。

为保证会议效果,企业一把手在参会时可以提问题,但是不发表观点。因此,一把手的身份是“观察员”。

➜共识报告

在高效会议之后,负责人(项目组)将会上达成的共识整理成专项方案或制度,提交决策会议决策,进入实施环节。

➜行动转化

任何一个专项方案都需要在行动中进行检验和调整,以达到更合适的状态。因此,在第二个阶段,负责人(项目组)的工作重点就是对实施的过程进行辅导,帮助参与者进行行动转化。

=教练式共同工作模式的优势=

教练式共同工作模式的好处有以下几个方面:

✦首先,将专项方案由责任部门单独编制,其他部门提意见,变成专项方案责任部门和参与部门共同编制,把评价者转变为参与者,把责任部门从单纯做事转变为推动变革。在这里,“共同工作”是关键词,鼓励大家有不同的声音,鼓励大家争论,但前提是大家都进行了独立和深入的思考,都是站在企业法人的角度对专项方案负责。

✦其次,提高了专项方案形成的质量。该种模式的重点在于集合大家的智慧,发散思维,使得方案的形成来自于大家智慧的结晶,提高了方案的有效性和适合度。

✦第三,提高了执行效果。由于专项方案在制定过程中充分听取了参与者的意见和建议,使得该方案成为大家共同的“孩子”,而不是方案负责人(项目组)自己的“孩子”。如此一来,大家执行的过程就有了承诺和坚持,执行效果可以明显得到提升。

✦最后,锤炼了职能管理团队。长期坚持此种方式,将会极大地提升职能管理部门的专家意识和教练能力。在实践过程中,逼着职能管理团队提升自我,使得无论是专业技能还是人际技能都得到极大的提升,最终体现在领导力的提升上。企业可以借此逐步培养一批内部专家和教练,在很大程度上推动职能部门和业务部门的融合,促进各部门在公司重大事情上达成共识。

=实施的挑战=

❶来自于企业的文化。这种模式需要企业有充分开放和学习的文化,企业高层要鼓励专业职能部门做出探索,要能放下身份等级,平等参与。

❷专项方案负责人(项目组)自身的能力。这种模式要求专项方案负责人(项目组)具备很全面的专业知识、学习能力、会议掌控能力、推动变革能力。要能发动大家参与,同时在专家会议中要能控场,能根据现场的情况随机应变,真正做到高效会议。

❸参与者的热情。如果参与者不能按要求完成作业,在专家会议上想到哪里说到哪里,不能按照主持人的指令积极发言,相互探索,那么最终的效果很难体现。

(来源:企业管理杂志  赵日磊 )

08Oct
2018

工业互联网将重构国企与民企双赢的产业...

本次大会由工业和信息化部、中国工程院联合指导,世界互联网工业大会组委会主办,青岛市经信委、青岛经济技术开发区管委支持,青岛天河制造业转型升级研究院有限公司、青岛开发区投资建设集团有限公司、山东省机器人研究会承办,澳柯玛电动科技公司、Autodesk共同举办。

详细信息  >